Dalam pelayanan prima terdapat dua elemen yang saling berkaitan, yaitu pelayanan dan kualitas. Kedua elemen tersebut sangat penting untuk diperhatikan oleh tenaga pelayanan (penjual, pedagang, pelayan, atau salesman). Konsep pelayanan prima dapat diterapkan pada berbagai organisasi, instansi, pemerintah, ataupun perusahaan bisnis.
Perlu diketahui bahwa kemajuan yang dicapai oleh suatu organisasi/perusahaan tercermin dari setandar pelayanan yang diberikan kepada pelanggannya. Organisasi/perusahaan yang belum maju pada umumnya kualitas pelayanan yang diberikan di bawah standar minimal. Pada Organisasi/perusahaan yang sudah berkembang kualitas pelayanan telah memenuhi standar minimal. Sedangkan di Organisasi/perusahaan maju kualitas pelayanan terhadap pelanggannya di atas standar minimal.
Terdapat beberapa definisi tentang kualitas pelayanan yang dikemukakan oleh para ahli. Dan dari sejumlah definisi tersebut terdapat beberapa kesamaan, yaitu:
- Kualitas merupakan usaha untuk memenuhi harapan pelanggan
- Kualitas merupakan kondisi mutu yang setiap saat mengalami perubahan
- kualitas itu mencakup proses, produk, barang, jasa, manusia, dan lingkungan
- kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.
- Ketepatan waktu pelayanan berkaitan dengan waktu tunggu dan proses.
- Kualitas pelayanan berkaitan dengan akurasi atau kepetatan pelayanan.
- Kualitas pelayanan berkaitan dengan kesopanan dan keramahan pelaku bisnis.
- Kualitas pelayanan berkaitan dengan tanggung jawab dalam penanganan keluhan pelanggan.
- Kualitas pelayanan berkaitan dengan sedikit banyaknya petugas yang melayani serta fasilitas pendukung lainnya.
- Kualitas pelayanan berkaitan dengan lokasi, ruangan tempat pelayanan, tempat parkir, ketersediaan informasi, dan petunujuk/panduan lainnya.
- Kualitas pelayanan berhubungan dengan kondisi lingkungan, kebersihan, ruang tunggu, fasilitas musik, AC, alat komunikasi, dan lain-lain